Operationeel handboek voor restaurants — Complete gebruikersgids

Over deze handleiding

Deze handleiding is de complete gids voor Tout Compris, de alles-in-één webapplicatie voor de dagelijkse bedrijfsvoering van een onafhankelijk restaurant, bistro, café of kleine hotelkeuken. Ze loopt door elk onderdeel van de app, van de eerste installatie tot de dagelijkse routines die je team tijdens de service gebruikt.

Voor wie deze handleiding is

Ze is geschreven voor de eigenaar of manager die de app inricht en beheert. Waar een taak door andere teamleden wordt uitgevoerd (een chef die een koelkasttemperatuur registreert, een medewerker die inklokt), staat dat erbij — zo kun je iedereen naar de juiste paragraaf verwijzen.

Hoe de app is opgebouwd

Tout Compris is één beveiligde webapp die je opent in een browser op een computer, tablet of telefoon. Het werk is gegroepeerd in modules — reserveringen, planning, voorraad, HACCP, boekhouding enzovoort — bereikbaar via het navigatiemenu links. Wat iemand ziet, hangt af van zijn of haar rol: een manager ziet alles; een chef, floormanager of medewerker ziet alleen de onderdelen die bij het eigen werk horen (zie 1.4).

Conventies

• Vetgedrukte tekst is een knop, menu-item of veld dat je aantikt — bijvoorbeeld + Nieuwe reservering.
• Genummerde lijsten zijn stap-voor-stap-instructies.
• Tip = een handigheid of goede gewoonte · Opmerking = nuttige achtergrond · Belangrijk = raakt compliance, geld of gegevens.

Deel 1 — Aan de slag

1.1 Wat Tout Compris doet

Tout Compris brengt de tools die een onafhankelijk restaurant nodig heeft samen op één plek, en vervangt zo meerdere losse abonnementen. In één app kun je:

• Reserveringen, privé-events en afhaalbestellingen aannemen en beheren, met een live plattegrond.
• Personeelsroosters maken, een inklokstation met PIN draaien, en uren, verlof, fooien en personeelskosten bijhouden.
• Ingrediënten, recepten en gerechtskosten beheren, inclusief de winstgevendheid van je menukaart.
• Inventarisaties, leveranciers en bestellingen afhandelen, inclusief factuur-scannen en ontvangst per barcode.
• Een compleet HACCP- en allergenendossier bijhouden, klaar om af te drukken voor een inspecteur.
• Dagomzet, kasafsluiting en btw volgen, over meerdere landen en gesplitste tarieven.
• Een gasten-CRM bijhouden, met je team communiceren via een prikbord, en een AI-assistent vragen stellen over je eigen cijfers.

Alles wordt veilig online opgeslagen: je gegevens zijn beschikbaar op elk apparaat waarop je inlogt en worden live gedeeld tussen de apparaten van je team.

1.2 Voor het eerst inloggen

Nieuw bij Tout Compris? Tik op Maak uw restaurantaccount aan op het inlogscherm: vul je restaurantnaam, e-mailadres en een wachtwoord (minimaal 8 tekens) in, kies in de lijst hoe je van Tout Compris hebt gehoord en accepteer de Algemene voorwaarden en het Privacybeleid. Je ontvangt een bevestigingsmail — klik op de link en log daarna in zoals hieronder. Je abonnement begint met een gratis proefperiode van 14 dagen (zie 8.8).

Het inlog- en aanmeldscherm openen automatisch in de taal van je browser. Met de taalkiezer boven aan de inlogkaart pas je dit aan — die keuze bepaalt ook in welke taal de Algemene voorwaarden en het Privacybeleid openen, dus stel hem in vóór je ze accepteert. Heb je een account aangemaakt maar nog geen abonnement, dan staat dezelfde taalkiezer ook op het abonnementsscherm, zodat je daar kunt wisselen.

1. Open het webadres van Tout Compris in een moderne browser (Chrome, Safari of Edge werken goed).
2. Kies op het inlogscherm Restaurantmanager.
3. Vul je e-mailadres en wachtwoord in en log in.
4. De allereerste keer opent de app de installatiewizard (volgende paragraaf).

1.3 Installatiewizard

De wizard neemt je mee door vier korte stappen: 1. Land → 2. Taal → 3. Restaurant → 4. Klaar.

1. Land — kies waar je restaurant gevestigd is. Dit stelt je valuta in en vult alvast de gebruikelijke btw-tarieven van dat land in, en stelt een standaardtaal voor.
2. Taal — kies de taal van de interface. Die kun je altijd wijzigen, en elk teamlid kan een eigen taal gebruiken.
3. Restaurant — vul de naam van je restaurant in (die verschijnt op afgedrukte documenten) en controleer de vooraf ingevulde btw-tarieven.
4. Klaar — rond af en log in. Je keuzes worden bij die eerste login op je account toegepast.

1.4 Rollen en toegang begrijpen

Iedereen heeft een rol die bepaalt wat hij of zij kan zien en doen. Je stelt die in bij het toevoegen van een medewerker (zie 1.5), onder Toegangsniveau.

Een volledige matrix van functies per rol staat in bijlage A.

1.5 Je team toevoegen

Voeg elke medewerker één keer toe, in het onderdeel Personeel van het menu.

1. Open Personeel en klik op + Medewerker toevoegen.
2. Vul de volledige naam in, de dagelijkse functie, de afdeling, en het Toegangsniveau in de app (toegang op managerniveau blijft bij je e-mail-login; kies hier Floormanager, Chef of Medewerker).
3. Stel het uurtarief in (gebruikt voor personeelskosten en de loonlijst) en het jaarlijkse vakantietegoed in dagen.
4. Geef een 4-cijferige PIN voor het inklokken en het inloggen op gedeelde apparaten.
5. Opslaan. Herhaal dit voor elk teamlid.

Over PIN's: een PIN bestaat uit 4 cijfers en mag geen voor de hand liggende code zijn (zoals 1234 of 0000). Geef iedereen een verschillende PIN — het inklokstation herkent mensen uitsluitend aan hun PIN. Medewerkers kunnen hun eigen PIN later wijzigen met Mijn PIN wijzigen.

1.6 Het inklokstation (kiosk) instellen

Het inklokstation maakt van een gedeelde tablet of computer bij de personeelsingang een kiosk waar het team met een PIN in- en uitklokt.

1. Open op het gewenste apparaat het tabblad Kiosk op het inlogscherm.
2. Vul het e-mailadres en wachtwoord van de manager in om het te activeren — het apparaat wordt vergrendeld in kioskmodus, zodat personeel niet bij de rest van de app kan.
3. Medewerkers gebruiken het grote toetsenblok: voer je 4-cijferige PIN in. Het station herkent wie je bent, begroet je bij naam en toont je dienst.
4. Tik op de ene actieknop — Inklokken of Uitklokken (of Pauze starten / Pauze beëindigen). Een bevestigingsscherm toont naam en tijd, daarna verschijnt het toetsenblok weer voor de volgende.
5. Om de kioskmodus te verlaten tik je op Kiosk afsluiten en voer je het managerwachtwoord in.

Het station is bewust streng, zodat je urenregistratie klopt:

• Inklokken kan pas vanaf 15 minuten vóór een geroosterde dienst, en uitklokken lang na het einde van een dienst wordt geblokkeerd.
• Wie vandaag geen dienst heeft, krijgt dat te zien — geen onbedoelde uren.
• Is een eerdere dienst nooit afgesloten (uitklokken vergeten), dan markeert het station dit zodat een manager het corrigeert met Handmatige klokregistratie.
• Wie langer dan 5,5 uur werkt zonder pauze, ziet een pauzeherinnering; pauzes worden met een eigen start en einde geregistreerd.
• Na het vierde cijfer is er een kort venster om een tikfout nog te annuleren.

1.7 Het dashboard

Na het inloggen opent Tout Compris op het Dashboard — je overzicht van de dag in één oogopslag:

• Aan de slag — op een nieuw account leidt een checklistkaart je door de eerste week (team toevoegen, ingrediënten inrichten, eerste verkoop, eerste temperatuurcontrole, eerste keer inklokken). Elk punt vinkt zichzelf af zodra de gegevens er zijn; de kaart is altijd te sluiten met ✕.
• AI-briefing van vandaag — een korte dagelijkse samenvatting, elke ochtend voor je geschreven: aflopende voorraad, achterstallige temperatuurcontroles, de couverts en dieetwensen van vandaag, openstaande verzoeken, en wat opvalt in de weekomzet. Tik op ↻ om te vernieuwen. (Alleen managers; zie 8.1.)
• Statistiekkaarten — medewerkers in dienst en nu ingeklokt, reserveringen en couverts van vandaag, uren en personeelskosten tot nu toe, verspilling als % van de omzet, en artikelen die niet op voorraad zijn.
• De diensten van vandaag, gegroepeerd keuken/zaal, met live "nu aan het werk"-stippen.
• De reserveringen van vandaag met statusbadges.
• Voorraad- en houdbaarheidsalerts — artikelen op nul, onder de minimumvoorraad of bijna over datum.
• 7-daagse omzettrend — een eenvoudige staafgrafiek van de recente omzet.
• De meldingenbel (bovenbalk) — licht op bij meldingen zoals achterstallige temperatuurcontroles of aflopende certificaten.

1.8 De weg vinden in de app

• Het navigatiemenu links toont elke module, gegroepeerd in secties (Dagelijkse operaties, Planning & HR, Zaal, Keuken & Voorraad, Financiën & Analyse, Compliance, Afhaal, Beheer). Elke sectie klapt in en uit met een tik, en de app onthoudt per apparaat welke secties je open laat staan.
• Gebruik je een module niet? Verberg hem uit het menu via Instellingen → Modules (bijvoorbeeld Afhaal of Events). Er wordt niets verwijderd — verborgen modules blijven op de achtergrond werken en zijn altijd weer in te schakelen. Compliance- en financiële modules kun je niet verbergen.
• De meldingenbel opent je meldingeninbox; Alles gelezen maakt hem leeg.
• Je taal wijzig je op elk moment via de taalkeuze; de hele app past zich direct aan.
• Op een telefoon klapt het menu achter een ☰-knop; alles werkt op mobiel, ook de scanner.

1.9 Apparaten, automatische vergrendeling en uitloggen

• Tout Compris houdt alle verbonden apparaten vrijwel realtime synchroon — een reservering die bij de ingang wordt aangenomen, staat binnen seconden op de kantoorlaptop.
• Voor de veiligheid vergrendelt de managermodus zichzelf na ongeveer 10 minuten inactiviteit en keert terug naar het inlogscherm. Het apparaat blijft verbonden — personeel en kiosk werken gewoon door — maar managertoegang vraagt opnieuw het wachtwoord.
• Gebruik Dit apparaat loskoppelen (Instellingen) wanneer je een apparaat afdankt of overdraagt: het logt het apparaat volledig uit en verwijdert de lokaal opgeslagen kopie van je gegevens. Je gegevens zelf blijven veilig in de cloud staan.

1.10 Verkennen met voorbeeldgegevens

Nieuwe accounts beginnen schoon en leeg — geen verzonnen gerechten of reserveringen. Wil je de app verkennen voordat je eigen gegevens invoert, open dan Instellingen → Voorbeeldgegevens laden. Dit vult alleen de onderdelen die nu nog leeg zijn met een realistisch voorbeeldrestaurant — menukaart, ingrediënten, reserveringen, leveranciers, een klein team met ingeroosterde diensten en een week aan omzet — zodat elk scherm iets laat zien. Je eigen invoer wordt nooit overschreven. (Voorbeeldmedewerkers hebben geen PIN en kunnen dus niet inklokken — voeg daarvoor je echte team toe.)

Klaar met verkennen? Eén klik haalt alles weer weg: Instellingen → Voorbeeldgegevens verwijderen verwijdert precies de voorbeeldrecords en niets anders. Zolang er voorbeeldgegevens geladen zijn, toont het dashboard een herinnering, zodat het nooit vergeten wordt.

Deel 2 — Dagelijkse operaties

2.1 Reserveringen

De module Reserveringen beheert boekingen, gezelschapsgegevens en statussen gedurende de service.

1. Open Reserveringen en klik op + Nieuwe reservering.
2. Vul de naam van de gast in, plus datum, tijd en aantal personen.
3. Noteer eventuele dieet-/allergienotities en bijzondere wensen — die stromen automatisch door naar de service briefing en de prep-lijst.
4. Opslaan. De reservering verschijnt in de lijst, op het dashboard en op de plattegrond.

• Werk tijdens de service de status van elke reservering bij: Bevestigd, In afwachting, Geplaatst, Wachtlijst, Geannuleerd of No-show.
• Filter op datum of status om je op de huidige service te richten; no-show-statistieken worden automatisch bijgehouden (zie 7.6).

Openstaande aanvragen

De lijst hieronder toont één dag tegelijk — maar aanvragen kunnen voor elke datum binnenkomen, zeker via je online boekingspagina (zie 7.5). De amberkleurige strook Openstaande aanvragen boven aan het scherm verzamelt daarom elke reservering die nog op In afwachting staat, vanaf vandaag, over alle datums heen. Elke regel toont datum, tijd, gast, aantal personen en telefoonnummer, met één tik voor Bevestigen, Afwijzen en Naar datum. Online aanvragen dragen een Online-badge. Afgewezen aanvragen blijven bewaard als Geannuleerd — je reserveringshistorie is meteen je gastenarchief.

2.2 Plattegrond

De Plattegrond is een visuele kaart van je tafels, ingedeeld per zone (bijvoorbeeld Restaurant, Bar, Terras, Privézaal).

• Eenmalig inrichten: voeg elke tafel toe met naam, zone, aantal plaatsen en vorm. Pas tafels aan of verwijder ze wanneer je zaal verandert.
• Live overzicht: kies een datum en zie de bezetting van die dag in één oogopslag, met reserveringen op de tafels en statuskleuren.
• Blokkeer een tafel die buiten gebruik is (een wiebelende tafel, een afgesloten gedeelte), zodat die niet wordt aangeboden.

2.3 Service briefing & niet-voorradiglijst

De Service briefing bereidt het team voor op de service: de specials van vandaag, wat er niet leverbaar is (de niet-voorradiglijst), en een samengevoegd allergie-overzicht uit de reserveringen van vandaag.

1. Open Service briefing.
2. Voeg de specials van vandaag toe, en alles wat niet voorradig is — gerechten die van de kaart zijn of uitverkocht — zodat de bediening weet wat er niet verkocht kan worden.
3. Bekijk de allergiewaarschuwingen, automatisch verzameld uit de reserveringen van vandaag.
4. Voeg notities toe voor keuken of bediening, en kies dan Briefing afdrukken of Opslaan voor het archief. Opgeslagen briefings blijven bewaard in de historie.
5. Gebruik Op prikbord plaatsen om het bord (niet-voorradiglijst, specials en notities) in één tik naar het prikbord van het hele team te sturen.

2.4 Prep-lijst

De Prep-lijst berekent hoeveel je moet voorbereiden op basis van de verwachte couverts, en controleert dat tegen voorraad en allergieën.

1. Open Prep-lijst. De verwachte couverts komen uit de bevestigde reserveringen van vandaag (aan te passen).
2. Klik op Prep berekenen om hoeveelheden per gerecht en ingrediënt te genereren.
3. Bekijk de voorraadtekort-markeringen (waar je mogelijk te weinig hebt) en de allergiewaarschuwingen uit de reserveringen.
4. Druk de lijst af voor de keuken.

2.5 In-/uitklokken en Mijn uren

• Medewerkers registreren hun werktijd op het inklokstation (zie 1.6). Iedereen kan de eigen tijd nakijken in Mijn uren, en de komende drie weken zien in Mijn rooster.
• Een manager kan een registratie toevoegen of corrigeren met Handmatige klokregistratie, en openstaande diensten sluiten waar het uitklokken ontbreekt.
• Geregistreerde uren stromen rechtstreeks door naar de personeelskosten en de loonlijst-export.

2.6 Dagomzet & Kasafsluiting

Leg aan het eind van elke dag vast wat je hebt verkocht en sluit de kassa af. Bevestigde totalen zijn de bron voor btw en analyses, dus deze stap doet ertoe.

1. Open Dagomzet en kies de datum.
2. Voer de omzet van de dag per gerecht in (een snelle telling), of importeer het bestand dat je kassa exporteert. Twee importknoppen, twee taken: een lijst per gerecht gaat naar Dagomzet (die boekt voorraad af), een Z-rapport met alleen totalen gaat naar Kasafsluiting (alleen geldcontrole — raakt de voorraad nooit). Hints onder elke knop herinneren je welke welke is, zodat hetzelfde rapport nooit dubbel wordt geteld.
3. Vul in Kasafsluiting het wisselgeld bij start in, het contant in kassa bij sluiting, en de pintotalen.
4. Registreer fooien contant en fooien kaart apart — fooien blijven bewust buiten je omzet- en btw-cijfers.
5. Bekijk de afsluitsamenvatting (het kasverschil wordt voor je berekend) en bevestig. Bevestigde tellingen voeden de btw-module.

2.7 Fooiverdeling

Het tabblad Fooien (binnen Kasafsluiting) verdeelt de ontvangen fooien eerlijk en houdt een controleerbaar dossier bij — ontworpen met de Britse Tips Act 2023 in gedachten en nuttig in elk land.

1. Kies de periode om te verdelen (bijvoorbeeld vorige week). De totalen aan contante en pin-fooien komen uit je kasafsluitingen.
2. Kies de methode — meestal naar rato van gewerkte uren in de periode.
3. Bekijk de verdeling per persoon, pas aan waar nodig, en leg afgesproken inhoudingen transparant vast.
4. Sla op als concept, en keur goed om de verdeling vast te leggen als dossier dat je aan personeel of een inspecteur kunt laten zien.

Deel 3 — Personeelsbeheer

3.1 Personeelsplanning

1. Open Planning en blader naar de gewenste week.
2. Klik op + Dienst toevoegen, kies de medewerker, stel begin- en eindtijd, pauzes en de rol voor deze dienst in.
3. Voor een terugkerende dienst stel je Herhalen tot in en vink je de weekdagen aan — de dienst wordt in één keer over de hele periode aangemaakt, waarbij dagen met verlof, onbeschikbaarheid of een bestaande dienst automatisch worden overgeslagen (je krijgt een overzicht van wat is overgeslagen).
4. Sla op — de dienst verschijnt op het weekrooster. Gebruik het afdelingsfilter (alles / keuken / zaal) om op één team te focussen.
5. Let op beschikbaarheidswaarschuwingen wanneer iemand onbeschikbaar is of goedgekeurd verlof heeft.

Het rooster exporteren of afdrukken

Klik op Exporteren in de werkbalk van Planning. Kies een periode — deze of volgende week, deze of volgende maand, of een eigen datumbereik — en eventueel één afdeling. Voorbeeld & afdrukken opent een net roosterdocument (één tabel per week, met ieders diensten, rollen, notities en goedgekeurd verlof, plus urentotalen voor de hele periode), klaar om af te drukken of als pdf te bewaren voor de personeelsruimte. CSV exporteren downloadt dezelfde periode als spreadsheet voor Excel of je boekhouder. Chefs en floormanagers exporteren op dezelfde manier het rooster van hun eigen afdeling.

3.2 Diensten ruilen

1. Een medewerker opent de eigen dienst en kiest Ruil aanvragen, met een collega naar keuze.
2. Het verzoek komt binnen op de meldingenbel van de manager, met de titel Nieuw verzoek om dienst te ruilen, zodat je zonder openen ziet waar het over gaat. Klik je erop, dan opent Planning, waar Openstaande ruilverzoeken bovenaan staat; daar keurt de manager goed of wijst af.
3. Na goedkeuring wordt het rooster automatisch bijgewerkt.

3.3 Onbeschikbaarheid

Medewerkers markeren dagen waarop ze niet kunnen werken met Onbeschikbaar markeren. Die dagen verschijnen als waarschuwing op het rooster, zodat je niemand inroostert die niet kan komen.

3.4 Verlof & Vakanties

1. Een medewerker dient een verlofverzoek in — Vakantie, Ziekteverlof of Compensatieverlof (TOIL) — met datums.
2. De manager beoordeelt en keurt goed of wijst af (managers krijgen een seintje op de meldingenbel).
3. Goedgekeurd verlof blokkeert die dagen automatisch op het rooster, en ieders saldo telt af tegen het jaarlijkse tegoed.

Hoe verlofdagen worden geteld

Er wordt een verlofdag geteld voor elke dag die je ingeroosterd stond — een weekend vrij kost dus twee dagen, en een week vrij kost het aantal diensten dat je gewerkt zou hebben. Vraag je verlof aan voordat het rooster voor die periode gepubliceerd is, dan toont de app een schatting en berekent het exacte aantal zodra je manager het goedkeurt. Verlof dat ver vooruit wordt aangevraagd laat je manager meestal in behandeling staan tot dat rooster gemaakt is; help even herinneren als de datum dichterbij komt.

Een verzoek goedkeuren

Bij elk openstaand verzoek zie je het verlofsaldo van die persoon en wat het wordt als je goedkeurt — gemarkeerd als het boven het tegoed uitkomt — plus wie er nog meer vrij is of dezelfde dagen heeft aangevraagd, zodat je de bezetting kunt beoordelen voordat je beslist.

3.5 Personeelskosten

• Personeelskosten vergelijkt de werkelijke personeelskosten (uren × tarief) met je doel, met een voortgangsbalk die van kleur verandert naarmate je het doel nadert.
• Wissel tussen deze week, deze maand of een eigen periode; doelen stel je in bij Instellingen.

3.6 Loonlijst-export

1. Open de loonlijst-export en kies de periode.
2. Tout Compris rekent uren × tarief door naar een brutobedrag per persoon, met detail per dag.
3. CSV exporteren — het bestand opent netjes in Excel.

3.7 Certificaten van medewerkers

1. Klik in Personeel → Certificaten op + Certificaat toevoegen.
2. Leg het type vast (voedselhygiëne, EHBO…), certificaatnummer, uitgever, en de afgifte- en vervaldatum.
3. Elk certificaat toont een statusbadge — Geldig, Verloopt binnenkort of Verlopen — en aflopende certificaten geven ruim op tijd een melding.

3.8 Prikbord

Het Prikbord vervangt de personeels-WhatsApp-groep door iets dat jij beheert en waarvan je kunt aantonen dat het gelezen is.

1. Open Prikbord en klik op + Bericht plaatsen.
2. Schrijf titel en bericht, kies een categorie (VIP/gast, nieuw gerecht/niet voorradig, herinnering, rooster, overig) en een prioriteit.
3. Kies de doelgroep — alle medewerkers, keuken, bediening of managers — en eventueel een vervaldatum waarna het bericht verdwijnt.
4. Laat Bevestiging vereist aangevinkt voor alles wat medewerkers gelezen moeten hebben.

• Medewerkers zien een badge met hun aantal ongelezen berichten; berichten die bevestiging vereisen verschijnen bij het inloggen en worden per persoon afgevinkt.
• Je ziet precies wie elk bericht heeft bevestigd: op de kaart staat wie het gelezen heeft en wie nog niet — handig bij allergiewijzigingen of beleidsherinneringen. De teller telt alleen de mensen aan wie het bericht gericht was, dus een bericht alleen voor de keuken staat op 100% zodra de keuken het gelezen heeft.

Deel 4 — Keuken & Voorraad

4.1 Ingrediëntenbibliotheek

De ingrediëntenbibliotheek is het fundament onder voorraad, recepten, allergenen en foodcost. Houd haar accuraat en de rest van de app blijft accuraat.

1. Open Ingrediënten en kies het tabblad Keuken of Bar.
2. + Ingrediënt toevoegen — naam, eenheid (kg, l, stuk…) en prijs exclusief btw.
3. Stel de huidige voorraad in en een minimumvoorraad (de hoeveelheid die je op peil wilt houden).
4. Vink de allergenen aan die het bevat (de 14 EU-allergenen) en zet zo nodig een houdbaarheidsdatum.
5. Stel het btw-tarief van het ingrediënt in, en wijs eventueel een barcode toe voor het scannen.

• Voorraad is altijd direct in de lijst aan te passen; artikelen die bijna over datum zijn kleuren amber, verlopen artikelen rood.
• Minimumvoorraden sturen de lage-voorraadmeldingen en de suggesties van Slim bestellen (zie 4.6).
• Een ingrediënt dat de app voor je heeft aangemaakt — uit een gescande factuur of een ontvangen bestelling — krijgt het label ⚠ Controle nodig totdat je het opent en opslaat. Heeft het nog geen prijs, dan staat er ⚠ Geen prijs. Het filter te controleren boven de lijst toont beide, vanuit elk tabblad.

4.2 Menu & Gerechtskosten

1. Open Menu & Gerechtskosten en klik op + Gerecht toevoegen.
2. Geef het gerecht een naam, kies de categorie, en voeg de ingrediënten met hoeveelheden toe (het recept).
3. Vul de verkoopprijs in. Tout Compris berekent het werkelijke foodcost-percentage, rekening houdend met btw.

4.3 Foodcost-calculator

Elk gerecht als kaart met een margebalk en een kostenuitsplitsing per ingrediënt — groen is een gezonde marge, amber twijfelachtig, rood mager. Gebruik dit om gerechten te vinden die een nieuwe prijs of een receptaanpassing nodig hebben, en druk gerechtskostenkaarten af voor de keuken.

Gebruikt een gerecht een ingrediënt dat ontbreekt, geen prijs heeft of een eenheid die niet naar de recepteenheid om te rekenen is, dan toont de kaart ⚠ Kosten onvolledig met het aantal betrokken ingrediënten — en tonen kosten, marge en foodcost-% van het gerecht een streepje (—) in plaats van een getal, op het scherm én op de afgedrukte kostenkaart, omdat elk cijfer uit een onvolledig recept de werkelijke kosten zou onderschatten. De betrokken regel toont Geen prijs; de overige regels behouden hun echte kosten, zodat je precies ziet wat je moet aanvullen. De gemiddelden bovenaan tellen alleen volledig berekende gerechten mee en zeggen hoeveel dat er zijn — “12 van 18 gerechten berekend” — met dezelfde definitie op het Foodcost- en het Menuscherm, zodat beide altijd hetzelfde gemiddelde tonen.

4.4 Menu-engineering

Menu-engineering zet je gerechten uit op populariteit en winstgevendheid, in de vier klassieke groepen, op basis van je werkelijke omzet in de gekozen periode (7–365 dagen):

• Stars — populair en winstgevend: zet ze in de etalage.
• Werkpaarden — populair, lage marge: verbeter de marge.
• Puzzels — winstgevend, weinig verkocht: promoot of herpositioneer.
• Achterblijvers — geen van beide: overweeg schrappen.

Een gerecht dat nog niet volledig berekend is — geen recept, geen verkoopprijs of een onvolledig recept — wordt nooit ingedeeld: het verschijnt grijs als Nog niet berekend, als een open gestippelde stip in de grafiek en in een eigen grijze kaart, zonder marge-claim. Vul recept en prijzen aan en het doet automatisch mee in de analyse.

4.5 Inventarisatie

1. + Nieuwe inventarisatie — de app legt de verwachte voorraad van dat moment vast.
2. Medewerkers voeren de werkelijke tellingen in (of tellen met scannen via de barcodescanner).
3. Bekijk het verschillen-/dervingsrapport, gewaardeerd tegen kostprijs.
4. Keur goed om de tellingen vast te leggen als je nieuwe voorraadstanden; CSV exporteren voor je administratie.

4.6 Leveranciers & Bestellingen

Leveranciers en bestellingen

1. Voeg elke leverancier toe met + Leverancier toevoegen (contactpersoon, e-mail, telefoon, notities, welke ingrediënten hij levert).
2. Maak een bestelling met + Nieuwe order, of laat Slim bestellen hoeveelheden voorstellen op basis van je minimumvoorraden.
3. Verstuur de bestelling per e-mail naar de leverancier.
4. Komt de levering binnen, open dan de order en leg vast wat er werkelijk is geleverd — volledig of gedeeltelijk — en kies Goedkeuren & voorraad bijwerken. De btw op de ontvangen goederen wordt op dat moment vastgelegd voor je voorbelasting.
5. Voor wat te weinig geleverd is, maak je een naleveringsorder om de rest op te volgen.

Een factuur scannen (OCR)

1. Klik op Factuur scannen en upload een foto van de leveranciersfactuur.
2. Tout Compris leest hem en toont een bewerkbaar controlescherm, met markering van alles waarover twijfel bestaat.
3. Controleer leverancier, regels en totalen — corrigeer waar nodig — en bevestig. Er wordt een bestelling aangemaakt en de voorraad wordt bijgewerkt voor herkende ingrediënten.

Terwijl je bewerkt, worden elke regelsom en het lopende totaal Jouw regels live bijgewerkt, en vergelijkt Tout Compris ze (plus btw) met het totaal dat op de factuur zelf staat — een oranje waarschuwing noemt het verschil als het niet klopt. Het btw-veld op het controlescherm is ook bewerkbaar: het bedrag dat je bevestigt, wordt als voorbelasting voor deze levering vastgelegd en gebruikt in de btw-rapportage. Maak je het veld leeg, dan waardeert het btw-rapport de levering op je bibliotheekprijzen.

Een factuur corrigeren nadat je hem hebt bevestigd. Bij Leveranciers & bestellingen heeft elke bestelling nu een knop Details. Die toont de leverancier, de datum, elke regel met stukprijs en regeltotaal, en de btw van de factuur — de eerste plek waar die prijzen na een scan zichtbaar zijn. Het factuurnummer en de btw op de factuur kun je daar corrigeren, en dat is belangrijk omdat je btw-aangifte dat btw-bedrag voor die levering gebruikt zodra de bestelling op Ontvangen staat én een datum heeft. Al het andere — een concept, een bestelling die nog onderweg is, of een die maar deels geleverd is — telt niet mee, en dat staat ook op het scherm. Het btw-veld leegmaken zet het niet op nul: er wordt dan teruggevallen op een berekening uit je ingrediëntprijzen, en het scherm vertelt welke van de twee op dat moment wordt gebruikt. Valt de bestelling in een eerder btw-tijdvak, dan krijg je een waarschuwing — heb je dat tijdvak al ingediend, dan komt een wijziging hier niet meer overeen met je aangifte.

Leverancierscertificaten

Leg op het certificatentabblad de compliance-certificaten van elke leverancier vast (voedselveiligheid, HACCP, allergenen, biologisch, ISO 22000…) met afgifte- en vervaldatum. Tout Compris waarschuwt wanneer er een verlopen is of binnen 30 dagen afloopt.

4.7 Barcode-/GS1-scanner

Gebruik de camera van een telefoon of tablet om product- en doosbarcodes te scannen — geen extra apparatuur nodig. De scanner leest gewone winkelbarcodes en GS1-doosetiketten, en haalt daar waar aanwezig batchnummer, THT-datum en gewicht uit.

• Wijs een barcode toe aan een ingrediënt, zodat volgende scans het direct herkennen.
• Scannen om te ontvangen — scan een levering om die aan de voorraad toe te voegen én in één moeite de HACCP-goederenontvangst (met batch en THT) vast te leggen.
• Scannen om te tellen — versnel inventarisaties door te scannen in plaats van te typen.
• Bij onbekende codes vraagt de app of je ze aan een bestaand ingrediënt koppelt of een nieuw aanmaakt.

4.8 Verspillingslog

1. + Verspilling registreren — kies het ingrediënt, de reden (bederf, te veel bereid, gevallen, over datum, snijverlies…), de hoeveelheid en wie het registreert.
2. De module telt de verspilling per periode op, toont een uitsplitsing per reden, en het dashboard volgt verspilling als % van de omzet.

4.9 Goederenontvangst (ontvangst door medewerkers)

Vroege leveringen komen vaak aan vóór de chef er is. Op elke medewerkerskaart vink je "Mag leveringen ontvangen & voorraad tellen" aan — standaard medewerkers met deze bevoegdheid krijgen twee extra menu-items wanneer ze met hun PIN inloggen: Goederenontvangst en Inventarisatie.

• Goederenontvangst — Scannen om te ontvangen (boekt de voorraad bij en vult het HACCP-leveringslogboek in, inclusief wie de levering heeft aangenomen) en handmatig voorraad ontvangen. De lijst "Vandaag ontvangen" toont in één oogopslag de gescande leveringen van die ochtend.
• Inventarisatie — ze kunnen zelf een telling starten, tellen door te scannen of te typen, en indienen. Alleen aantallen: voorraadwaarden in euro's blijven verborgen, en het definitieve Goedkeuren & voorraad bijwerken blijft bij de manager.
• Geen prijzen, geen leverancierslijst, geen bestellingen — ontvangen is bewust gescheiden van inkopen.

Deel 5 — Compliance (HACCP & allergenen)

5.1 HACCP in het kort

De HACCP-module is je complete voedselveiligheidsdossier, georganiseerd in registers (subtabbladen) en gefilterd op rol — keukenpersoneel ziet de keukentabbladen, bediening ziet het schoonmaakschema. Elk register is af te drukken als inspectieklaar dossier, over een zelfgekozen periode, met een handtekeningregel voor manager, datum en inspecteur. De enige uitzondering is het tabblad HACCP-plan: dat is een regelgevingsoverzicht (links naar de voedselveiligheidsautoriteit van jouw land), geen registratie van je eigen bedrijf, en heeft daarom geen afdrukknop.

De registers: CCP-register, Temperatuurlogboek, Goederenontvangst, Koken & Serveren, Schoonmaakschema, Productieregistraties, Display-/tijdscontrole, Procesregistraties, Allergenenmatrix, Trainingsregister, Audits & corrigerende maatregelen, Ongediertebestrijding, Kalibratie, en het HACCP-plan / Regelgevingsoverzicht.

5.2 CCP-register

Je kritische controlepunten, kleurgecodeerd per gevaartype — biologisch, chemisch, fysisch. Zes standaard-CCP's zijn meegeleverd als startpunt (koken, terugkoelen, koude opslag, regenereren, goederenontvangst, allergenenbeheersing), elk met kritische grenswaarden, bewaking, corrigerende maatregel, verificatie, verantwoordelijke en een F-formulierverwijzing. Pas ze aan, voeg eigen punten toe, of archiveer wat je niet gebruikt.

CCP-register afdrukken geeft het register zoals het er vandaag uitziet (F-00) — één regel per actief CCP, geordend volgens de keukenflow van ontvangst tot uitserveren, met het gevaar, de kritische grenswaarde, de bewaking, de corrigerende maatregel, de verificatie, de verantwoordelijke en de F-verwijzing. Gearchiveerde CCP's blijven weg. Omdat het register een momentopname is en geen logboek, draagt de afdruk de datum van vandaag ("bijgewerkt op") in plaats van een periode.

5.3 Temperatuurbewaking

1. Richt je apparatuur eenmalig in met Apparatuur beheren — elke koelkast, vriezer, vaatwasser of warmhoudunit met veilige minimum-/maximumwaarden en een controlefrequentie.
2. Registreer gedurende de dag per unit met Controle registreren. Achterstallige controles geven een melding op de bel.
3. Valt een meting buiten de marge, dan opent de app een incident en toont de corrigerende maatregel van het bijbehorende CCP — leg vast wat je hebt gedaan.
4. Zet Trends aan voor een minigrafiekje per unit — recente metingen tegen de veilige bandbreedte. Temperatuurlog afdrukken voor je administratie.

5.4 Goederenontvangst / leveringen

+ Levering registreren — leverancier, product, leveringstemperatuur, verpakkingscontrole, batch en THT, geaccepteerd of geweigerd, paraaf. Gebruik je Scannen om te ontvangen (zie 4.7), dan worden deze registraties automatisch aangemaakt.

5.5 Kook- & serveertemperaturen

Registreer kerntemperaturen, warmhouden en terugkoelen met + Controle registreren. De app kent de normen (bijv. kern ≥ 75 °C, warmhouden ≥ 63 °C) en vraagt om een corrigerende maatregel wanneer een meting faalt.

5.6 Schoonmaakschema

Richt taken in met Taken beheren (keuken en bediening, dagelijks/wekelijks/maandelijks). Medewerkers vinken taken met hun paraaf af zodra ze klaar zijn; het schema toont wat er nog openstaat.

5.7 Productieregistraties

Volg batches van levering via mise en place tot service met + Vermelding toevoegen. De productlijst put uit je goederenontvangst (met FIFO-batchkeuze) en ontvangen bestellingen, zodat batchnummers van begin tot eind gekoppeld blijven.

5.8 Allergenenmatrix & Allergenenmenu

• Allergenenmatrix — een raster per gerecht tegen de 14 EU-allergenen. Klik op een cel om te wisselen tussen aanwezig (●) / kan bevatten (◑) / niet aanwezig (○).
• Allergenenmenu — een net, gastvriendelijk allergenenoverzicht, gegenereerd uit de matrix, klaar om af te drukken voor de pass of de balie.

Wel of niet beoordeeld. Een cel waar niemand aan gezeten heeft, toont een gestippelde ? en geen open rondje: de matrix maakt onderscheid tussen "we hebben dit beoordeeld en het is vrij van" en "er heeft nog niemand naar gekeken" — precies wat een inspecteur eigenlijk vraagt. Een gerecht zonder enige beoordeling krijgt een grijs label niet beoordeeld, een half ingevuld gerecht een oranje n/14, en een gerecht met alle 14 ingevuld een groen vinkje. Boven het raster zie je hoeveel van je gerechten volledig beoordeeld zijn.

Een gerecht als beoordeeld markeren. Een gerecht dat geen van de 14 bevat, hoeft geen veertien losse klikken: druk op Markeer als beoordeeld in die regel. Tout Compris vult alle allergenen in die je nog niet hebt ingesteld — uit het recept als dat er is, anders als vrij van — en laat alles wat je zelf hebt ingesteld ongemoeid, dus je kunt later gerust opnieuw drukken. Controleer het resultaat altijd aan het gerecht zelf: het recept is een startpunt, geen vervanging van je eigen oordeel over de keuken waar het bereid wordt.

Als de opgave en het recept elkaar tegenspreken. Staat een gerecht als vrij van (of kan bevatten) een allergeen gemarkeerd terwijl een ingrediënt uit het eigen recept dat allergeen wél bevat, dan krijgt die cel een oranje rand met de naam van dat ingrediënt en het gerecht een rood label check recept — het groene vinkje blijft weg en het gerecht telt niet mee als beoordeeld tot je het oplost. Dit wordt bij elke keer openen opnieuw gecontroleerd: een recept of de allergenen van een ingrediënt corrigeren laat de waarschuwing vanzelf verschijnen of verdwijnen. Alleen die richting wordt gemeld: meer opgeven dan het recept (gedeelde friteuse, kruisbesmetting) is jouw oordeel en blijft ongemoeid.

Op het gastenoverzicht gelden twee veiligheidsregels. Een gerecht dat noch in de matrix staat, noch een recept heeft om uit af te leiden, drukt een ? af — vraag het personeel — in plaats van vrij van; een niet-beoordeeld gerecht wordt dus nooit als schoon aan een gast gepresenteerd. En spreken de opgave en het recept elkaar tegen, dan drukt het overzicht de voorzichtigste van de twee af: een gerecht wordt nooit als vrij van getoond terwijl het eigen recept dat allergeen bevat. De matrix houdt jouw opgave precies zoals je hem hebt ingevoerd — dat is jouw registratie — terwijl het gastenoverzicht in het voordeel van de gast kiest tot jij je oordeel hebt gegeven.

5.9 Overige registers

• Display-/tijdscontrole — registraties voor ongekoelde presentatie en tijdgebonden veiligheid (bijv. sushi, buffet), met hoeveelheden eruit en terug.
• Procesregistraties — bijzondere processen zoals sous-vide, roken, aanzuren, met de parameters die elk proces vraagt.
• Trainingsregister — wie is getraind, waarin, en wanneer.
• Audits & corrigerende maatregelen — interne hygiëne-audits en een incidentenlog; mislukte temperatuurcontroles maken automatisch een incident aan.
• Ongediertebestrijding — bezoeken van de bestrijder, waarnemingen, acties, volgende bezoek.
• Kalibratie — controles van thermometers/weegschalen met referentie- versus gemeten waarde.

5.10 HACCP-plan / Regelgevingsoverzicht

Toont de officiële voedselveiligheidsrichtlijnen en links voor jouw land, in de bijbehorende officiële taal, plus een referentietabel over alle ondersteunde landen. Het benoemt de geldende regelgeving (EU-verordening 852/2004 of het FDA-kader) en laat zien welk register wat afdekt.

5.11 HACCP-registraties afdrukken voor een inspectie

1. Open HACCP en kies HACCP-registraties afdrukken.
2. Kies welke registers en welke periode je wilt opnemen.
3. Druk af of bewaar als pdf — elk register wordt afgedrukt met koptekst en handtekeningvak, geschikt voor een inspecteur.

Deel 6 — Financiën & Rapportage

6.1 BTW & Boekhouding

1. Open BTW & Boekhouding en kies een periode — deze week, maand, kwartaal, jaar of eigen datums.
2. Lees de vijf statistiekkaarten: Omzet incl. BTW, Omzet excl. BTW, Uitgaande BTW, Inkomende BTW (voorbelasting) en Netto BTW verschuldigd.
3. Bekijk de maanduitsplitsing, met een voetnoot per tarief wanneer je tegen meer dan één tarief verkoopt.
4. Open de EU-btw-aangifte hulp om de cijfers op de standaardvakken van de aangifte te leggen.
5. CSV exporteren in het formaat dat je boekhouder wil — standaard (met kolommen per tarief), Xero of QuickBooks.

6.2 Hoe btw werkt in Tout Compris

• Voedsel-/verlaagd btw-tarief geldt voor gerechten; standaard-/alcoholtarief voor dranken; het afhaaltarief stel je apart in voor afhalen en bezorgen.
• Btw wordt per gerecht op het verkoopmoment vastgelegd, dus afgesloten periodes veranderen niet als je later een prijs of tarief aanpast.
• Dagen met meerdere tarieven worden correct ontleed — de app splitst de bruto-omzet per tarief in netto + btw, niet met één gemengd tarief.

6.3 Weekrapport

Elke maandag maakt Tout Compris automatisch een éénpaginarapport over de voorbije week — een NIEUW-badge verschijnt in het menu en er landt een bericht op de meldingenbel. De badge verdwijnt zodra je het Weekrapport opent. Weken zonder geregistreerde activiteit worden overgeslagen, zodat een gloednieuw account niet met een leeg rapport wordt begroet. Het rapport bevat:

• Omzet, couverts en gemiddelde besteding, met een staafgrafiek per dag.
• Verspilling — kosten, % van de omzet, en de belangrijkste redenen.
• Personeel — uren, kosten, en personeelskosten als % van de omzet.
• Top 5 gerechten op omzet.
• Reserveringen en no-shows — aantal reserveringen, no-shows en het percentage.

Open Weekrapport om het te lezen, eerdere weken terug te bladeren, of het af te drukken voor het maandagoverleg. Je kunt ook een rapport maken over de lopende week tot nu toe.

6.4 Dashboard-analyses

De 7-daagse omzettrend op het dashboard geeft snel een beeld van het momentum. Voor diepere analyse gebruik je BTW & Boekhouding voor het geld, Menu-engineering voor de prestaties van gerechten, en het Weekrapport voor het afgeronde weekbeeld.

Deel 7 — Gasten & Groei

7.1 Gast CRM

1. Gasten worden automatisch toegevoegd zodra een reservering wordt opgeslagen of bevestigd — ook online aanvragen die je bevestigt en wachtlijstgasten die je doorzet. Dubbelingen worden vermeden door te matchen op telefoonnummer, daarna op naam.
2. Handmatig toevoegen kan ook, met + Gast toevoegen.
3. Leg contactgegevens vast, dieet-/allergienotities, verjaardagen, en markeer VIP's. Veelvoorkomende dieettermen in reserveringsnotities (vegan, gluten, notenallergie…) worden automatisch tags.
4. Elk profiel houdt een bezoekhistorie bij, zodat vaste gasten herkend worden. Op de kaart zie je hoeveel bezoeken een gast heeft gebracht en wanneer die er voor het laatst was; open het profiel voor de volledige lijst — datum, tijd, aantal personen en status. Niet komen opdagen wordt apart geteld, dus een hoog aantal bezoeken betekent altijd bezoeken die echt hebben plaatsgevonden. De historie wordt opgebouwd uit je reserveringen — gekoppeld op telefoonnummer als je dat hebt, anders op naam — en houdt zichzelf dus bij zonder extra typewerk.

7.2 Beoordelingen

Het onderdeel Beoordelingen toont je waarderingen, de verdeling ervan en een uitsplitsing per platform (Google, Yelp, TripAdvisor). Directe koppelingen met beoordelingsplatforms zijn in ontwikkeling: het scherm meldt dat eerlijk en toont per platform een interessekaart in plaats van verzonnen cijfers. Klik op Interesse melden bij de platforms die je gebruikt en help ons kiezen welke koppeling we als eerste bouwen — dit wordt één keer per account per platform geregistreerd. Zolang er geen platform gekoppeld is, blijft het overzicht zelf leeg ("Nog geen beoordelingen voor dit platform."). Zodra een koppeling live is, verschijnen de beoordelingen van dat platform automatisch in het overzicht.

7.3 Events & Privé-dining

1. Maak een aanvraag aan met + Nieuwe aanvraag en beweeg haar door de pijplijn: Aanvraag → Geoffreerd → Bevestigd → Voltooid.
2. Stel een offerte op — kies gerechten van je menukaart of voeg eigen regels toe; een arrangement of vaste prijs kan ook.
3. Volg de vereiste/ontvangen aanbetaling en het openstaande saldo; zet de offerte om in een factuur voor de eindafrekening.
4. Toevoegen aan reserveringen zet het event op de reserveringsagenda, en druk een draaiboek af voor het team.

7.4 Afhaal

• Bestellingenbord — een live bord dat bestellingen door Binnenkomend → In bereiding → Klaar → Opgehaald beweegt, met het bestelkanaal en een doorlopende timer per bestelling. Start er een met + Nieuwe bestelling.
• Menukaart — kies gerechten van je keukenmenukaart en stel per gerecht een aparte afhaalprijs en beschikbaarheid in. Elk afhaalgerecht is gekoppeld aan het keukengerecht, dus ingrediënten, voorraadafboeking, gerechtkosten en allergeneninformatie volgen automatisch — een nieuw gerecht moet eerst bestaan onder Keuken → Menukaart & gerechtkosten. Oudere afhaalgerechten zonder bijpassend keukengerecht blijven werken voor bestellingen, maar tonen de waarschuwing niet gekoppeld tot je dat gerecht aan je menukaart toevoegt.
• Verpakkingslog — registreer gebruikte verpakkingen (bekers, deksels, bakjes, tassen, bestek) voor de EU-rapportage wegwerpplastic (SUP).
• Afhaalomzet — omzet en btw voor afhaal, met je aparte afhaaltarieven (afhalen en bezorgen mogen verschillen).
• Bezorgplatforms — directe koppelingen met Uber Eats, Deliveroo en Thuisbezorgd/Just Eat zijn in ontwikkeling; meld per platform je interesse en help ons kiezen welke we als eerste koppelen. Tot die tijd registreer je platformbestellingen op het bestellingenbord met hun bestelkanaal — omzet per platform en het bezorg-btw-tarief worden automatisch toegepast.

7.5 Online reserveringswidget

Laat gasten een tafel aanvragen via je eigen website, of via een link die je overal kunt delen — een website is niet eens nodig. De installatie duurt zo'n twee minuten:

1. Open Reservatie-widget → Widgetinstellingen. Stel de naam in die gasten zien (leeg = je restaurantnaam), eventueel een slogan, je huisstijlkleur, de maximale groepsgrootte, welke talen je gasten aanbiedt (Engels, Nederlands, Duits, Frans), je openings- en laatste-reserveringstijden en het tijdslot-interval. De live-voorvertoning toont precies wat gasten te zien krijgen. Instellingen opslaan.
2. Open het tabblad Insluitcode en druk op Boekingspagina publiceren. Je pagina staat direct live — gebruik Boekingspagina openen om het echte resultaat te bekijken en te testen.
3. Deel hem, op twee manieren:
   • Directe boekingslink — zet hem in WhatsApp, je Instagram-bio, je Google-bedrijfsprofiel, je e-mailhandtekening, of druk hem af als QR-code. Werkt ook zonder website.
   • Insluitcode — plak het codefragment in je website (WordPress, Wix, Squarespace of eigen HTML); het reserveringsformulier verschijnt direct op je eigen pagina, in je huisstijlkleur.

Gasten vullen naam, telefoon, datum, tijd, aantal personen en bijzondere wensen in, in hun eigen taal. Elke aanvraag landt in Reserveringen als In afwachting — direct, op al je apparaten, met een melding — en verschijnt in de strook Openstaande aanvragen (zie 2.1) voor bevestigen of afwijzen met één tik. Aanvragen worden nooit automatisch bevestigd: jij houdt de regie over je capaciteit.

• Wijzig je de widgetinstellingen later, dan wordt je live pagina bij het opslaan automatisch bijgewerkt.
• Offline halen haalt de pagina op elk moment offline (de widget toont dan een nette melding dat online reserveren tijdelijk niet beschikbaar is); opnieuw publiceren kan altijd.
• Het tabblad Wachtlijst volgt gasten die op een tafel wachten; promoveer een wachtlijstgast direct naar een bevestigde reservering zodra er plek is.

7.6 No-show preventie

Verminder no-shows met herinneringsberichten en eerlijke statistieken.

• Stel de timing van herinneringen in (bijvoorbeeld 24 uur en 2 uur vooraf) en pas het berichtsjabloon aan.
• Voor elke reservering zet de app het herinneringsbericht voor je klaar — gepersonaliseerd met naam, datum, tijd en gezelschap — dat jij verstuurt vanaf je eigen telefoon (sms of WhatsApp). De reservering wordt daarna als herinnerd gemarkeerd, zodat het team ziet wat al gedaan is.
• Markeer reserveringen als No-show wanneer gasten niet komen; de module volgt je no-show-percentage over de laatste 30 dagen en voedt het weekrapport.

Deel 8 — Systeem & Beheer

8.1 AI-assistent

Met de AI-assistent stelt een manager of chef in gewone taal vragen over het restaurant en krijgt direct antwoord uit de live gegevens — bijvoorbeeld "Welk gerecht heeft de beste marge?", "Wat is er bijna op of loopt af?", "Hoeveel hebben we deze week omgezet?". Hij werkt ook als gids in de app: vraag "Hoe registreer ik een levering?" en hij wijst je naar het juiste scherm.

Taal: de assistent antwoordt in de taal waarin je hem schrijft — elke taal, niet alleen de twaalf interfacetalen van de app. Is een bericht te kort om het te zien (een "ok" of een getal), dan gaat hij verder in de taal van het gesprek, of in je interfacetaal bij een nieuw gesprek.

AI-briefing van vandaag: elke ochtend schrijft de assistent ook een korte briefing op het dashboard van de manager (zie 1.7) — aflopende voorraad, achterstallige temperatuurcontroles, de couverts van vandaag en wat verder aandacht vraagt. Hij wordt één keer per dag voor je restaurant gemaakt — in elke interfacetaal die je managers gebruiken, zodat iedereen hem in de eigen taal leest — en gedeeld op al je apparaten; tik op ↻ om hem op verzoek te vernieuwen.

8.2 Talen

Tout Compris is beschikbaar in 12 talen: Engels, Duits, Nederlands, Frans, Spaans, Italiaans, Portugees, Pools, Tsjechisch, Zweeds, Deens en Fins. Wissel op elk moment van taal via de taalkeuze; de app past zich direct aan, en iedere gebruiker kan een eigen taal kiezen.

8.3 Instellingen

• Restaurantnaam en valuta.
• Btw-tarieven — voedsel/verlaagd, standaard/alcohol, standaardtarief voor ingrediënten, en afhaal (afhalen/bezorgen).
• Doelen voor personeelskosten, start van het verlofjaar en het standaard vakantietegoed.
• Pushmeldingen en e-mailmeldingen (zie 8.4), en het installeren van de app op het apparaat.
• Modules — verberg modules die je niet gebruikt uit het menu (zie 1.8).
• Managerwachtwoord wijzigen, Voorbeeldgegevens laden / verwijderen (zie 1.10), Back-up & herstel (zie 8.5) en Dit apparaat loskoppelen (zie 1.9).

8.4 Meldingen & alerts

• Belangrijke gebeurtenissen — achterstallige temperatuurcontroles, aflopende certificaten, openstaande verlof- en ruilverzoeken, lage voorraad, nieuwe online reserveringsaanvragen — komen op de meldingenbel, met een teller voor ongelezen meldingen.
• Zet per apparaat pushmeldingen aan om direct een melding op je telefoon of computer te krijgen zodra er iets gebeurt — die verschijnt buiten de browser, dus je hoeft niet naar de app te kijken. Het werkt zolang Tout Compris ergens nog draait: een geopend tabblad, een tabblad op de achtergrond of geminimaliseerd, en het betrouwbaarst als je op je telefoon Aan beginscherm toevoegen gebruikt. Is de app helemaal afgesloten, gebruik dan de e-mailmeldingen hieronder. Stuur jezelf een test om te controleren of het apparaat goed staat.
• Schakel E-mailmeldingen in (Instellingen) om óók een e-mail op je accountadres te krijgen voor de gebeurtenissen die ertoe doen als niemand de app open heeft: een nieuwe online reserveringsaanvraag, een verlofaanvraag, een ruilverzoek of een aflopend certificaat. Gewone operationele meldingen blijven in de app. De knop Test-e-mail versturen bevestigt dat het werkt.

8.5 Back-up & herstel van gegevens

1. Open Back-up & herstel in Instellingen.
2. Back-up maken: vul eventueel een wachtwoordzin in om het bestand te versleutelen, en download. De back-up bevat alle gegevens van je restaurant in één bestand.
3. Herstellen: upload een back-upbestand. Tout Compris herkent of het versleuteld is en vraagt zo nodig om de wachtwoordzin.

8.6 Installeren op een apparaat

Gebruik op een telefoon of tablet de installatieprompt in de app of Toevoegen aan startscherm in je browser, zodat Tout Compris schermvullend opent als een echte app. Ideaal voor het inklokstation en voor managers onderweg. De app opent ook (alleen-lezen voor nieuwe wijzigingen) wanneer je verbinding even wegvalt, en synchroniseert zodra die terug is.

8.7 Je gegevens, beveiliging & privacy

• Gegevens worden veilig opgeslagen in de EU en geserveerd via HTTPS; de gegevens van elk restaurant zijn geïsoleerd van die van elk ander restaurant.
• PIN's van medewerkers worden gehasht opgeslagen (niet terug te lezen), en herhaalde foute pogingen activeren een oplopende blokkering.
• Managers loggen in met e-mailadres en wachtwoord; de managermodus vergrendelt automatisch na ± 10 minuten inactiviteit.
• Back-ups zijn end-to-end te versleutelen met je eigen wachtwoordzin.
• Je kunt persoonsgegevens exporteren of verwijderen (bijvoorbeeld een gastdossier) om privacyverzoeken af te handelen.

8.8 Abonnement & facturering

Tout Compris werkt op abonnementsbasis, maandelijks of jaarlijks gefactureerd. Nieuwe accounts starten met een gratis proefperiode van 14 dagen: kies na je eerste aanmelding maandelijks of jaarlijks en voer een betaalkaart in op de beveiligde Stripe-pagina. Tijdens de proefperiode wordt niets afgeschreven, je abonnement start automatisch zodra die afloopt, en je kunt tot die tijd kosteloos opzeggen. De gratis proefperiode geldt één keer per account.

• Je abonnement bekijken — Instellingen toont een kaart Abonnement met je abonnement, de status en de einddatum van je proefperiode of de verlengdatum.
• Facturering beheren — de knop Facturering beheren opent de beveiligde Stripe-portal, waar je je betaalkaart bijwerkt, facturen bekijkt en downloadt, wisselt tussen maandelijks en jaarlijks, of opzegt.
• Overstappen op jaarlijks — betaal je maandelijks, dan laat de kaart Abonnement zien wat een jaarabonnement je kost: hetzelfde abonnement voor de prijs van tien maanden. De overstap gaat in op je eerstvolgende verlengdatum en er wordt op het moment van wijzigen niets afgeschreven. Oprichtersaccounts: het planscherm van Stripe toont eerst de standaardprijs — je oprichterskorting van 40% wordt toegepast in de bevestigingsstap daarna, en je behoudt het oprichterstarief op het jaarabonnement.
• Opzeggen — opzeggen stopt toekomstige verlengingen; je toegang loopt door tot het einde van de al betaalde periode. Jaarabonnementen worden vooraf betaald en zijn tussentijds niet restitueerbaar — de proefperiode is het risicoloze probeervenster. Na afloop van je toegang bewaren we je gegevens nog 30 dagen en verwijderen ze daarna definitief; exporteer dus eerst een back-up als je gegevens wilt bewaren (zie 8.5).
• Betaalproblemen — mislukt een verlengingsbetaling, dan ziet de manager bij het inloggen een scherm om de betaalkaart bij te werken. Gekoppelde inklok-apparaten van het team blijven intussen gewoon werken, zodat een kaartprobleem nooit een service onderbreekt.

Bijlage A — Rollen- & toegangsmatrix

Een vinkje (✓) betekent dat de rol dat onderdeel kan gebruiken. Floormanagers en chefs beheren hun eigen afdeling; uurlonen en PIN-resets blijven bij de manager.

Bijlage B — Snel taken vinden

Bijlage C — Checklist HACCP-registers

Bijlage D — Probleemoplossing & FAQ

V: Een amberkleurige balk zegt dat ik niet gesynchroniseerd/offline ben.
A: Je apparaat verloor even de verbinding (of de trackingbescherming van je browser blokkeert hem — de balk linkt naar de oplossing). Je werk wordt lokaal bewaard en synchroniseert zodra de verbinding terug is.

V: Een PIN van een medewerker is geblokkeerd.
A: Na meerdere foute pogingen wordt de PIN-invoer op dat punt tijdelijk geblokkeerd, met een oplopende afkoelperiode. Wacht en probeer opnieuw, of laat een manager de PIN resetten.

V: Iemand is de PIN vergeten.
A: Een manager opent het personeelsdossier en reset de PIN. PIN's zijn nooit in te zien, alleen te resetten.

V: Ik ben mijn managerwachtwoord vergeten.
A: Tik op het inlogscherm op Wachtwoord vergeten? en vul je accountmail in. Je ontvangt een e-mail met een beveiligde link om een nieuw wachtwoord in te stellen. Komt die niet binnen een paar minuten, kijk dan in je spammap.

V: De kiosk zegt "vandaag geen dienst gepland", maar diegene moet wél werken.
A: Het station staat inklokken alleen toe tegen een geroosterde dienst. Voeg de dienst toe in Planning — die bereikt de kiosk binnen seconden — en probeer opnieuw.

V: De Z-rapport-import werkte niet.
A: Importeer het CSV-bestand dat je kassa exporteert (de meeste gangbare formaten en EU/VS-getalnotaties worden herkend). Controleer de datum en importeer opnieuw in Dagomzet.

V: Het scannen van een factuur mislukte.
A: Probeer een scherpere, goed belichte foto van de hele factuur. Blijft het mislukken, voer de bestelling dan handmatig in — de scanner is een gemak, niet de enige weg.

V: De camera opent niet voor het scannen van barcodes.
A: Geef de website van de app cameratoestemming in je browserinstellingen, en gebruik een recente browserversie.

V: Mijn btw-cijfers lijken niet te kloppen.
A: Controleer de btw-tarieven in Instellingen (voedsel, alcohol, standaard ingrediënt, afhaal) en kijk of je dagomzet is ingevoerd én bevestigd. Btw komt uit bevestigde omzet en ontvangen bestellingen.

V: De app oogt verouderd na een update.
A: Laad de pagina één keer opnieuw (op mobiel: naar beneden trekken om te verversen). De app haalt online altijd de nieuwste versie op.

V: De taal is op één scherm niet helemaal meegegaan.
A: Wisselen van taal past alles direct aan; oogt een pagina gemengd, navigeer dan even weg en terug. Iedere gebruiker kan een eigen taal instellen.

V: Ik heb de voorbeeldgegevens geladen — hoe kom ik er weer vanaf?
A: Open Instellingen → Voorbeeldgegevens verwijderen — één klik verwijdert precies de voorbeeldrecords en niets anders. Alles wat je zelf toevoegde blijft staan; heb je tijdens het verkennen testinvoer gedaan, verwijder die dan uit de betreffende onderdelen, zodat ze je echte cijfers niet beïnvloeden.

Bijlage E — Verklarende woordenlijst